HANDLEIDING ONDERZOEK EN/OF INVAL TOEZICHTHOUDER (zoals NZa, IGJ en ACM)

Door wie?
In de Nederlandse zorgsector is er actief toezicht op het gedrag van met name zorgaanbieders. De Nederlandse Zorgautoriteit (‘NZa’) ziet erop toe dat de zorgaanbieders en zorgverzekeraars zich houden aan de Wet marktordening gezondheidszorg (‘Wmg’), de Zorgverzekeringswet (‘Zvw’) en de Wet langdurige zorg (‘WLZ’).

De Autoriteit Consument & Markt (‘ACM’) zier toe op de naleving van de Mededingingswet.

Het doel?
De genoemde toezichthouders hebben de bevoegdheid om onaangekondigde bedrijfsbezoeken uit te voeren, zogenaamde ‘dawn raids’. Deze bedrijfsbezoeken kunnen het gevolg zijn van bijvoorbeeld klachten, maar kunnen ook plaatsvinden op eigen initiatief van de toezichthouder. Het doel van een dergelijk bezoek is het nagaan of de wet- en regelgeving voldoende wordt nageleefd. Er zal informatie worden vergaard, die later als basis kan dienen voor een mogelijk sanctiebesluit.

Omdat de bedrijfsbezoeken vrijwel altijd onaangekondigd plaatsvinden is het van groot belang om daarop goed voorbereid te zijn. Hieronder wordt een aantal belangrijke aandachtspunten weergegeven.

Voor een uitgebreidere instructie kunt u altijd contact met ons opnemen.
 

1. Vooraf regelen

• Benoem intern een contactpersoon als eerste aanspreekpunt bij een onaangekondigd bezoek.

• Leg deze checklist bij de receptie, samen met telefoonnummers van uw interne contactpersoon.

2. Instructie receptie / contactpersoon

• Vraag de ambtenaren naar hun legitimatiebewijs en noteer de namen en functies. Vraag ook wat het doel en de grondslag van het onderzoek is. Vraag om een schriftelijke bevestiging.

• Begeleid de ambtenaren onmiddellijk naar een aparte ruimte, waarin zich geen relevante informatie bevindt en laat hen wachten op de contactpersoon.

• Neem direct contact op met de Raad van Bestuur en met de externe advocaat.

• Vraag de ambtenaren te wachten tot de komst van de externe advocaat. Normaliter zijn de ambtenaren bereid 30- 45 minuten te wachten.

• Indien zij niet bereid zijn te wachten, bel de advocaat en laat deze spreken met één van de ambtenaren.

• Organiseer na komst van de advocaat een gesprek met de toezichthouder. Vraag naar:
  a. reden van het onderzoek
  b. controleer de omschrijving van het onderzoek (doel & onderwerp)
  c. vraag of sprake is van een verdenking
  d. vraag wat, waar en hoe de toezichthouder wil onderzoeken
  e. maak samen afspraken over het verloop van de dag en leg deze vast.

• Informeer de medewerkers dat een onderzoek plaatsvindt.

• Stel een ruimte beschikbaar voor verhoren.

3. Tijdens het onderzoek

• De ambtenaren hebben in beginsel de bevoegdheid bedrijfspanden, terreinen en vervoersmiddelen te betreden. Onder omstandigheden mogen zij ook woningen van directeuren, bestuurders en andere personeelsleden onderzoeken. Voor deze bevoegdheid hebben de ambtenaren een voorafgaande machtiging nodig van een rechter-commissaris.

• Zorg dat de ambtenaren niet los door het gebouw rondlopen en dat er altijd een bedrijfsjurist of advocaat bij hen is.  Vraag de ambtenaar waarom de toegang tot een bepaalde ruimte vereist is. Noteer hun antwoorden.

• De toezichthouder mag informatie inzien en kopieën maken, behalve van:
  a. correspondentie tussen uw onderneming / instelling en een advocaat,
  b. documenten buiten het doel van het onderzoek,
  c. privé-documenten,
  d. dossiers / documenten onder geheimhoudingsplicht (vb. zorgdossiers).

• De ambtenaren hebben de bevoegdheid om van de gegevens en bescheiden kopieën te (laten) maken. Noteer van welke informatie kopieën worden meegenomen en maak ook eigen kopieën. Voor digitale gegevens gelden specifieke regels.

• Zorg ervoor dat een IT-specialist aanwezig is bij digitale onderzoeken.

• Maak steeds drie kopieën van analoge informatie (voor de toezichthouder, uw onderneming en de advocaat).

• Zorg dat altijd een advocaat aanwezig is bij het verhoren van medewerkers.

• Weiger geen medewerking zonder overleg met uw advocaat.

• Controleer of de ambtenaren de te horen personen wijzen op het recht te zwijgen (de zogenaamde ‘cautie’).

• Antwoord kort en beperk u tot feiten. Er is geen verplichting te antwoorden als dat bijdraagt aan eigen veroordeling. Beantwoord géén vragen waarbij men zichzelf of de onderneming zou beschuldigen (van het overtreden van wet- en regelgeving).

• Beantwoord geen onduidelijke vragen, verzoek de ambtenaar de vraag anders te formuleren en, indien nodig, schriftelijk te stellen.

• Bij twijfel vraag om een pauze om te overleggen met uw advocaat.

4. Na het onderzoek of de inval

• Maak afspraken met de toezichthouder over de inventarislijst (stukken en zaken die worden meegenomen).

• Er wordt een uitgewerkte versie van de afgelegde verklaring door de ACM verstrekt, waarin de door de ambtenaren gestelde vragen en daarop gegeven antwoorden zijn weergegeven. Controleer deze verklaring en indien hier onjuistheden in staan ondertekent u het niet.

• Het is verboden eventueel door de toezichthouder verzegelde ruimtes te betreden.

• De contactpersoon zorgt ervoor dat de betrokkenen geïnformeerd worden.

• De contactpersoon maakt voor intern gebruik een samenvatting van het verloop van het onderzoek.

• De contactpersoon en advocaat evalueren de gevolgen van het onderzoek en maken een stappenplan.

• Stel beleid vast voor externe communicatie, bijvoorbeeld voor persberichten.